Comment Menneh Legal traite les renseignements personnelsPolitique de confidentialité

Menneh Legal S.A. est un cabinet d'avocats établi à Montréal, au Québec. Nous prenons au sérieux la confidentialité des renseignements personnels, d'abord parce que la loi l'exige, ensuite parce que notre travail en dépend.

La présente politique explique ce que nous faisons des renseignements personnels que nous recueillons par l'intermédiaire de nos sites Web et de nos formulaires, ainsi que dans le cadre de nos rapports avec nos clients, nos clients potentiels, les personnes candidates et nos fournisseurs. Elle a été rédigée de manière à respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que celles de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale, dans la mesure où cette loi s'applique.

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1. Qui nous sommes

Menneh Legal S.A.
1550, rue Metcalfe, bureau 500
Montréal (Québec) H3A 1X6
Téléphone : 514-447-9425
Courriel : info@mennehlegalsa.com

Dans la présente politique, les mots « nous » et « le cabinet » désignent Menneh Legal S.A. Le mot « vous » désigne toute personne physique dont nous détenons des renseignements personnels.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La loi québécoise exige que toute entreprise désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Chez Menneh Legal S.A., cette fonction est exercée par :

Rita Menneh, fondatrice et avocate principale
Courriel : info@mennehlegalsa.com
Téléphone : 514-447-9425
1550, rue Metcalfe, bureau 500, Montréal (Québec) H3A 1X6

Toute question, demande ou plainte concernant les renseignements personnels doit être adressée à cette personne. Nous répondons aux demandes dans un délai de 30 jours.

3. Renseignements que nous recueillons

Renseignements que vous nous fournissez

• Nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale
• L'entreprise ou l'organisation que vous représentez, et le poste que vous y occupez
• Les détails de la question ou de l'affaire juridique au sujet de laquelle vous communiquez avec nous
• Les documents, la correspondance et les dossiers que vous nous transmettez dans le cadre d'un mandat
• Les renseignements de facturation et de paiement, y compris vos coordonnées bancaires si vous payez par virement
• Les renseignements contenus dans une candidature : curriculum vitæ, lettre de présentation, références et parcours professionnel
• Votre langue de préférence, le français ou l'anglais

Renseignements recueillis automatiquement

• Adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation et type d'appareil
• Pages consultées, temps passé sur chacune, et page ou recherche à l'origine de votre visite
• Date et heure de votre visite

Renseignements provenant d'autres sources

• Registres publics, dossiers judiciaires et registre foncier, lorsqu'un dossier l'exige
• Parties adverses, leurs avocats et les tiers en cause dans un dossier
• Sources de recommandation, lorsqu'une personne vous dirige vers nous
• Références que vous indiquez dans une candidature

Nous n'achetons pas de renseignements personnels auprès de courtiers en données ni de vendeurs de listes.

4. Fins de la collecte

Nous recueillons des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

• Vous répondre. Lorsque vous remplissez un formulaire, nous écrivez par courriel ou nous téléphonez, nous utilisons vos coordonnées pour vous répondre.
• Vérifier les conflits d'intérêts. Avant d'accepter un mandat, nos règles professionnelles nous obligent à confirmer que nous n'avons aucun intérêt opposé. Cette vérification exige le nom des parties en cause.
• Fournir des services juridiques. Pour vous conseiller, rédiger vos documents, négocier en votre nom et vous représenter, nous avons besoin des renseignements contenus dans votre dossier.
• Facturer nos services et en percevoir le paiement, et tenir les registres comptables que la loi nous oblige à conserver.
• Respecter nos obligations professionnelles et légales, notamment les règles du Barreau du Québec, nos obligations relatives à la comptabilité en fidéicommis et les exigences d'identification en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
• Étudier votre candidature à un poste, lorsque vous souhaitez vous joindre à notre équipe.
• Améliorer notre site Web, à l'aide de données de fréquentation agrégées.
• Vous transmettre l'information que vous avez demandée, par exemple une infolettre ou une mise à jour juridique, si vous y avez consenti.

Si nous devions utiliser vos renseignements à une fin qui ne figure pas dans cette liste, nous vous en informerions et, lorsque la loi l'exige, nous obtiendrions d'abord votre consentement.

5. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec votre consentement, sauf si la loi nous permet ou nous oblige à agir sans celui-ci.

Le consentement peut être exprès, par exemple lorsque vous cochez une case pour recevoir nos mises à jour, ou implicite, par exemple lorsque vous nous posez une question par courriel et que nous y répondons. Pour les renseignements personnels sensibles, nous obtenons un consentement exprès.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à la personne désignée à la section 2. Le retrait du consentement ne remet pas en cause ce que nous avons fait pendant qu'il était en vigueur et, dans certains cas, il signifie que nous ne pourrons plus agir pour vous. Lorsque la loi ou nos règles professionnelles nous obligent à conserver certains documents, nous les conservons même après le retrait de votre consentement, et nous ne les utilisons à aucune autre fin.

6. Témoins et outils d'analyse

Notre site Web utilise des témoins (cookies), c'est-à-dire de petits fichiers enregistrés sur votre appareil.

• Les témoins strictement nécessaires assurent le fonctionnement du site : ils maintiennent votre session, mémorisent votre choix de langue et protègent nos formulaires contre les abus. Le site ne peut pas fonctionner sans eux.
• Les témoins analytiques nous indiquent, de façon agrégée, quelles pages les visiteurs consultent et comment ils nous ont trouvés. Nous ne les utilisons qu'avec votre consentement.

Lors de votre première visite, on vous demande si vous acceptez les témoins qui ne sont pas strictement nécessaires. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du lien de paramètres des témoins situé au bas de notre site Web, ou en supprimant les témoins dans votre navigateur. La plupart des navigateurs permettent aussi de bloquer complètement les témoins, mais certaines parties du site pourraient alors cesser de fonctionner.

Nous n'utilisons pas les témoins pour créer des profils publicitaires, et nous ne vendons pas les renseignements recueillis au moyen de ceux-ci.

7. Communication à des tiers

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons de renseignements personnels. Nous ne les communiquons que dans les situations suivantes :

• Aux fournisseurs de services qui travaillent pour notre compte : nos logiciels de gestion de cabinet et de gestion documentaire, notre soutien informatique et notre hébergement, nos plateformes de courriel et de communication, nos services de traitement des paiements et notre soutien comptable. Chacun est tenu par contrat de protéger les renseignements, de les utiliser uniquement pour le service qu'il nous fournit et de nous les remettre ou de les détruire à la fin du mandat.
• Aux intervenants dans votre dossier, lorsque son avancement exige une communication : tribunaux judiciaires et administratifs, registres, avocats des parties adverses, experts, mandataires et autres avocats agissant avec nous au dossier. Nous ne communiquons que ce que le dossier exige, et uniquement selon vos instructions lorsque des instructions sont nécessaires.
• Lorsque la loi nous y oblige : ordonnance d'un tribunal, citation à comparaître, mandat de perquisition ou obligation de déclaration prévue par la loi. Nous invoquons le secret professionnel chaque fois qu'il s'applique et ne communiquons que ce que la loi nous oblige à communiquer.
• À nos propres conseillers professionnels, notamment nos assureurs et nos auditeurs, lorsqu'ils ont besoin des renseignements et qu'ils sont eux-mêmes tenus à la confidentialité.

8. Renseignements conservés ou traités à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services conservent ou traitent des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment dans d'autres provinces canadiennes, aux États-Unis et dans l'Union européenne.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé à l'extérieur du Québec, nous évaluons si ces renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. Cette évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, des mesures de protection, y compris contractuelles, mises en place par le fournisseur et du régime juridique applicable dans l'État où ils seront conservés. Nous concluons une entente écrite avec chacun de ces fournisseurs.

Lorsque des renseignements se trouvent dans un autre pays, les tribunaux et les autorités de ce pays peuvent, dans certaines circonstances, en exiger l'accès en vertu des lois qui y sont en vigueur.

Pour savoir à quels fournisseurs nous faisons appel et où ils sont situés, écrivez à la personne désignée à la section 2.

9. Durée de conservation

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la durée exigée par la loi et nos obligations professionnelles.

• Dossiers clients : conservés conformément aux exigences du Barreau du Québec et à notre propre calendrier de conservation, qui tient compte des délais de prescription et de la nature du dossier.
• Registres comptables et registres en fidéicommis : conservés pendant la période exigée par la réglementation professionnelle et par les lois fiscales.
• Demandes qui ne donnent pas lieu à l'ouverture d'un dossier : conservées pendant la période nécessaire à la tenue de notre base de données sur les conflits d'intérêts, puis détruites.
• Candidatures : conservées au plus 12 mois après la clôture de l'affichage, à moins que vous ne nous demandiez de les détruire plus tôt ou que vous acceptiez que nous les conservions pour de futurs postes.
• Données analytiques du site Web : conservées sous forme agrégée seulement.

À la fin de la période de conservation, nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire ou nous les anonymisons.

10. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements que nous détenons. Elles comprennent des contrôles d'accès qui limitent chaque membre du cabinet aux dossiers dont il a besoin, le chiffrement des renseignements en transit et au repos, l'authentification multifacteur sur nos systèmes, la destruction sécuritaire des documents papier et électroniques, des obligations de confidentialité qui lient toutes les personnes du cabinet ainsi que de la formation en protection des renseignements personnels et en sécurité pour notre équipe.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Le courriel, en particulier, peut être intercepté. Si vous devez nous transmettre des renseignements très sensibles, communiquez d'abord avec nous et nous prévoirons un moyen de transmission sécurisé.

11. Vos droits

En vertu de la loi québécoise, vous disposez des droits suivants à l'égard des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

• Accès. Vous pouvez demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et savoir comment ils sont utilisés et à qui ils ont été communiqués.
• Rectification. Vous pouvez nous demander de rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Retrait du consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation qui repose sur celui-ci, sous réserve de la section 5.
• Portabilité. Vous pouvez demander que les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou qu'ils soient transmis à une autre organisation.
• Désindexation. Vous pouvez nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels, ou de désindexer un hyperlien qui y donne accès, lorsque leur diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire, ou vous cause un préjudice grave qui l'emporte sur l'intérêt du public à connaître ces renseignements et sur le droit à la liberté d'expression.
• Plainte. Vous pouvez porter plainte auprès de nous au sujet de la façon dont nous traitons vos renseignements.

Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, écrivez à la personne désignée à la section 2. Nous vous demanderons de confirmer votre identité avant d'agir, afin de ne pas communiquer vos renseignements à quelqu'un d'autre. Nous répondons dans un délai de 30 jours et, si nous refusons une demande, nous vous en donnerons les motifs par écrit et vous indiquerons le recours dont vous disposez pour faire examiner notre décision.

Ces droits comportent des limites. Nous pouvons refuser l'accès lorsque celui-ci révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, lorsque les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou lorsque la loi permet ou exige autrement un refus.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec à l'adresse cai.gouv.qc.ca.

12. Décisions automatisées

Nous n'utilisons pas de renseignements personnels pour prendre à votre sujet des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé. Si cela devait changer, nous vous en informerions au plus tard au moment de la décision et vous offririons la possibilité de présenter vos observations à un membre du cabinet en mesure de la réviser.

13. Incidents de confidentialité

Comme l'exige la loi, nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident touchant vos renseignements personnels présente un risque de préjudice sérieux pour vous, nous vous en aviserons avec diligence, de même que la Commission d'accès à l'information, et nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter qu'un incident de même nature se reproduise.

14. Secret professionnel

Les renseignements couverts par le secret professionnel bénéficient de protections qui vont au-delà de la présente politique. Le secret professionnel appartient au client, et non au cabinet. Nous l'invoquons en votre nom contre toute demande de communication, à moins que vous ne nous en releviez ou qu'un tribunal n'en ordonne autrement. Rien dans la présente politique ne réduit cette protection ni ne doit être interprété comme une renonciation à celle-ci.

15. Enfants

Notre site Web s'adresse aux adultes et aux entreprises. Nous ne recueillons pas sciemment, par l'intermédiaire du site, de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans. Lorsqu'un dossier exige des renseignements sur une personne mineure, nous les recueillons auprès du parent, du tuteur ou de toute autre personne légalement autorisée à les fournir.

16. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique en fonction de l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La date d'entrée en vigueur indiquée en haut de la page correspond à la prise d'effet de la version actuelle. Lorsqu'une modification est importante, nous la portons à votre attention plutôt que de compter sur vous pour la remarquer ici.