Nouvelles exigences de dépôt de la mise à jour annuelle pour les entreprises québécoises
Vous êtes propriétaire d’une entreprise faisant affaires au Québec et immatriculée au Registraire des entreprises du Québec (« REQ ») ?
Le gouvernement du Québec a récemment modifié les exigences de dépôt de la mise à jour annuelle pour les entreprises québécoises à la suite de la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises. Ces modifications, qui entreront en vigueur le 31 mars 2023, ont été apportées pour accroître la transparence des entreprises et protéger davantage le public. Ces changements apporteront des modifications importantes à la Loi sur la publicité légale des entreprises. Les changements contribueront à la prévention et à la lutte contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et la corruption.
À la suite de ces changements, les entreprises devront déclarer des informations supplémentaires au Registraire des entreprises. Toutes les entreprises opérant au Québec, qu’elles soient québécoises, canadiennes ou étrangères, devront respecter les quatre nouvelles obligations.
Les obligations supplémentaires sont de :
déclarer les informations sur les bénéficiaires finaux,
déclarer la date de naissance des personnes physiques inscrites au REQ;
transmettre une copie d’une pièce d’identité (ID) de chaque administrateur.
possibilité de déclarer une adresse professionnelle.
Les entreprises doivent déclarer le nom, l’adresse et la date de naissance de leurs bénéficiaires ultimes. Les entreprises doivent également déclarer la date à laquelle le bénéficiaire ultime est devenu et a cessé d’être un bénéficiaire ultime, ainsi que le type de contrôle exercé ou le pourcentage d’actions, d’unités ou d’intérêts détenus ou détenus en propriété véritable. À l’exclusion de la date de naissance du bénéficiaire final, les informations ci-dessus seront accessibles au public. L’adresse du domicile du bénéficiaire final peut également rester confidentielle s’il fournit également une adresse professionnelle, auquel cas celle-ci serait publiée et accessible au public. Si une adresse professionnelle n’est pas fournie, l’adresse du domicile doit être fournie.
Au Québec, un bénéficiaire ultime comprend une personne qui :
détient 25 % ou plus des droits de vote,
détient 25 % ou plus de la juste valeur marchande,
a une influence qui pourrait entraîner un contrôle de fait (ou un contrôle de fait).
Une entreprise peut avoir plusieurs bénéficiaires ultimes, qui devront tous être déclarés au registre des entreprises.
La date de naissance (jour, mois et année) de toute personne physique immatriculée au registre des entreprises doit être déclarée au REQ. Les personnes physiques comprennent tout administrateur, dirigeant, actionnaire ou partenaire d’une entreprise et excluent les mandataires et les administrateurs de la propriété d’autrui. Ces dates de naissance demeureront confidentielles et ne seront pas publiées au REQ.
L’obligation de fournir au REQ une copie d’une pièce d’identité vise à améliorer l’exactitude de l’information. La pièce d’identité est requise pour tout administrateur actif du REQ ainsi que pour tout administrateur nouvellement élu. Elle n’est requise pour aucune autre personne, telle que les bénéficiaires ultimes, les actionnaires et les associés.
La pièce d’identité doit être valide et lisible. Il ne doit pas être expiré.
Le document d’identification doit inclure le nom complet et la date de naissance du directeur et être délivré par une autorité ou une entité gouvernementale. Il ne doit pas contenir de photo.
Les pièces d’identité suivantes sont parmi celles qui seront acceptées : passeport, permis de conduire et carte d’assurance maladie.
La copie de la pièce d’identité sera conservée jusqu’à la date de l’immatriculation de l’entreprise ou du dépôt de la mise à jour du dossier de l’entreprise, date à laquelle elle sera détruite par le REQ.
Les sociétés peuvent déclarer l’adresse professionnelle de la personne physique immatriculée au registre des entreprises de telle sorte que l’adresse du domicile de la personne physique ne puisse être consultée au greffe. Toutefois, la déclaration de l’adresse domiciliaire d’une personne physique inscrite au REQ demeure obligatoire. Dans ce cas, seule l’adresse professionnelle sera publiée et l’adresse personnelle restera confidentielle.
Pour plus d’information sur les nouvelles exigences, veuillez visiter le site Web du gouvernement du Québec à l’adresse suivante :